1. Objetivo General

Fortalecer las competencias para ordenar, gestionar y mantener actualizada toda la documentación obligatoria y administrativa del condominio, asegurando cumplimiento legal, transparencia y eficiencia operativa.

2. Objetivos Específicos

• Identificar la documentación exigida por la Ley 21.442 y normativas asociadas.

• Organizar procedimientos de archivo físico y digital.

• Aplicar buenas prácticas para control documental, trazabilidad e información al comité y copropietarios.

• Implementar herramientas digitales y sistemas de gestión documental.

• Asegurar resguardo, confidencialidad y disponibilidad de la información.

3. Temario del Curso (40 horas)

Módulo 1. Introducción a la Gestión Documental en Condominios (6 horas)

• ¿Qué es la gestión documental?

• Tipos de documentos de un condominio.

• Importancia del archivo y trazabilidad.

• Responsabilidades del administrador y del comité.

Módulo 2. Documentación Obligatoria según Ley 21.442 (10 horas)

• Reglamento de Copropiedad actualizado.

• Actas de asamblea y libro de actas.

• Estados financieros y gastos comunes.

• Contratos (seguridad, mantenciones, servicios).

• Registros laborales y previsionales.

• Informes de mantenciones y certificaciones (ascensores, calderas, gas, etc.).

• Información exigida por fiscalizaciones del MINVU, municipalidades y organismos externos.

Módulo 3. Organización y Archivo Documental (8 horas)

• Clasificación por categorías.

• Ciclo de vida documental.

• Archivo físico: carpetas, rotulación, conservación.

• Archivo digital: formatos, seguridad y acceso.

• Control de versiones.

• Protocolos de entrega y recepción al cambio de administrador.

Módulo 4. Herramientas Digitales para la Gestión Documental (8 horas)

• Plataformas de administración de condominios.

• Google Drive, Dropbox, SharePoint y alternativas.

• Digitalización de documentos: escaneo, nombrado y orden.

• Buenas prácticas de seguridad informática.

• Uso de firmas electrónicas y documentos electrónicos.

Módulo 5. Transparencia y Comunicación Documental (8 horas)

• Entrega de información a copropietarios.

• Publicación de documentación relevante.

• Informes mensuales y rendiciones.

• Buenas prácticas para auditorías internas.

• Checklist de cumplimiento documental anual.

4. Evaluación

• Pruebas por módulo.

• Trabajo final: elaboración de un plan de gestión documental para un condominio.

5. Certificación

Certificado de aprobación OTEC.